Gäste können an Konferenzen teilnehmen. Moderatoren können dies auch, haben aber auch die Möglichkeit, Gäste aus der Konferenz zu entfernen, den Einlass zur Konferenz zu kontrollieren und viele weitere Funktionen wahrzunehmen, um die Konferenz zu steuern.

Unabhängig davon, ob jemand Gast oder Moderator innerhalb einer Konferenz ist, gibt es noch die Rolle „Präsentator“. Der Präsentator kann seinen Bildschirm freigeben und das Whiteboard mitsamt der darauf zu sehenden Präsentation bedienen/steuern. Das Präsentator-Recht kann innerhalb der Konferenz von Moderatoren jedem beliebigen Teilnehmer zugewiesen werden. Es kann aber zur selben Zeit immer nur einen Präsentator geben.

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Innerhalb dieses Fensters finden sich mehrere Links. Oben ist der Link für den Beitritt als Gast. Personen, welche diesen Link öffnen, werden mit der Gastrolle in die Konferenz eingefügt. Sie können diesen Link an alle Teilnehmer weitergeben, er kann mehrfach geöffnet werden. Des Weiteren befindet sich im oberen Teil des Fensters ein Button “BEITRETEN”, dieser öffnet den Gast Link in einem neuen Browser Tab.
Darunter befindet sich der Moderatoren Link. Dieser fügt Personen als Moderatoren zur Konferenz hinzu. Auch dieser kann mehrfach genutzt werden. Geben Sie diesen Link nur an Personen weiter, welche spezifisch als Moderator teilnehmen sollen. Auch bei diesem Link befindet sich ein Button “BEITRETEN”, welcher diesen Link in einem neuen Browser Tab öffnet.

Bei Schnellkonferenzen finden Sie diese beiden Links, wenn Sie auf den Button “LINKS” klicken.

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Innerhalb dieser Übersicht können Sie sehen, welche Konferenzen als nächstes in diesem Raum stattfinden werden. Sie können hier auch über den Button “+ NEUE KONFERENZ PLANEN” eine neue Konferenz planen.

Zuerst können Sie den Namen der Konferenz angeben. Der “Weiter…” Button führt Sie in diesem Menü immer zur nächsten Seite, mit dem “Zurück” Button können Sie sich die vorherige Seite nochmal ansehen, und ggf. ändern.

Auf der nächsten Seite können Sie dann den Zeitpunkt festlegen, indem Sie oben das Datum, und unten die Tageszeit für den Start eingeben.

Auf der Seite danach können Sie die Dauer der Konferenz einstellen. Die Konferenz läuft nach dieser Zeit weiter, bis die eingeplanten Verbindungen bei einer neuen anderen Konferenz ihres Kundenkontos benötigt werden und für die neue andere Konferenz keine weiteren freien Verbindungen mehr zur Verfügung stehen (Limit ihres gebuchten Verbindungsabonnements).
Beispiel: Ihr Kundenkonto verfügt über 20 Verbindungen. Eine Konferenz A ist von 10 bis 11 Uhr mit 10 Teilnehmern geplant, läuft aber spontan noch ein paar Minuten länger, da die Konferenzteilnehmer nicht pünktlich fertig sind. Eine Konferenz B ist von 11 bis 12 Uhr mit 10 Teilnehmern geplant. In diesem Szenario können beide Konferenzen ohne gegenseitige Störung durchgeführt werden, da das Verbindungslimit des Kundenkontos (20 Verbindungen) nicht überschritten wird. Wäre die Konferenz B allerdings mit z.B. 15 Teilnehmern geplant sein, reicht das Verbindungslimit des Kundenkontos nicht mehr aus. Die Konferenz A wird sodann um 11 Uhr zugunsten der Konferenz B ohne weiteren Hinweis beendet.
Darunter können Sie einstellen, ob die Teilnehmer sofort in die Konferenz gelangen sollen, oder ob ein Moderator Sie akzeptieren muss.

Auf der nächsten Seite können Sie einstellen, wie viele Teilnehmer die Konferenz haben wird. Es werden sich nicht mehr Teilnehmer verbinden können als hier angegeben, selbst wenn in Ihrem Kundenkonto noch Verbindungen frei wären. Jeder Teilnehmer sollte sich jedoch nur einmal einwählen. Entweder mit dem Link oder mit dem Telefon. Sonst würde die vorgegebene Teilnehmerzahl überschritten, bei nicht ausreichendem Verbindungsvolumen.
Hinweis: Sollten Sie eine Konferenz für einen Zeitraum und eine Anzahl Teilnehmer gebucht haben, können Sie sich sicher sein, dass Sie die Konferenz im Rahmen der ihnen zur Verfügung stehenden Verbindungslimits auch wirklich durchführen können. Sollte ihr Limit nicht ausreichen (z.B. weil schon zu viele andere Personen zu dieser Zeit eine Konferenz geplant haben) wird Ihnen dies direkt angezeigt und Sie können die Konferenz nicht erstellen. Wählen Sie in diesem Fall einen anderen Zeitpunkt.
Darunter können Sie einstellen, ob eine Teilnehmerdokumentation erstellt werden soll und ob Sie die “Erweiterten Konferenzeinstellungen“ ändern möchten. Falls Sie die “Erweiterten Konferenzeinstellungen“ nicht ändern möchten, endet die Konferenzplanung, wenn Sie auf “Speichern” klicken. Ansonsten können Sie auf die nächste Seite gehen.

Bei den “Erweiterten Konferenzeinstellungen“ können Sie zuerst ein paar Checkboxen setzen, um zum Beispiel den privaten Chat zu deaktivieren. Mit diesen Optionen lassen sich die Funktionen der Gäste einschränken.
Darunter kann eingestellt werden, ob die Präsentation zum Start gezeigt werden soll. Falls keine eigene Präsentation hochgeladen wurde, wird im Normalfall eine Standard Präsentation gezeigt.
Abschließend kann noch die Chatnachricht zum Start der Konferenz für alle Teilnehmer, und für Moderatoren verändert werden. Wenn Sie auf ”+ Mehr Information” klicken, werden die Variablen für den Konferenznamen, die Telefonnummer zur Einwahl und die Konferenznummer zur Telefoneinwahl angezeigt. Diese können Sie in Ihrem eigenen Text verwenden. Sie werden durch die jeweiligen Informationen ausgetauscht, sobald der Text angezeigt wird.
Mit einem Klick auf den “Speichern” Button können Sie die Eingaben bestätigen und die Konferenzplanung abschließen.

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In dem Fenster, welches sich hierdurch öffnet, können Sie die Namen der Teilnehmer eintragen. Mit dem “+” Button können Sie weitere Zeilen hinzufügen, mit dem “-” Button können Sie diese wieder löschen. Sie können auch mehrere Namen gleichzeitig kopieren, diese werden automatisch richtig eingetragen.

Wenn Sie auf “ERSTELLEN” klicken, wird für jeden Namen ein eigener Link generiert, diesen können Sie einzeln kopieren und später versenden. Sie können auch alle Namen/Link-Kombinationen gleichzeitig mit dem “KOPIEREN”- Button kopieren, dabei sind die einzelnen Einträge Excel kompatibel formatiert.

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In dem Fenster, dass sich dadurch öffnet, können Sie einige Dinge einstellen. Zuerst können Sie wählen, ob Sie den allgemeinen “Gast Link“ oder “Personalisierte Beitrittslinks“ versenden möchten.
Darunter ist die Liste der E-Mail-Adressen. Zuerst ist da nur ein Feld, aber Sie können über den “+” Button daneben, ein weiteres Feld hinzufügen. Sie können aber auch mehrere kopierte E-Mail-Adressen gleichzeitig einfügen, diese werden automatisch richtig eingefügt.
Falls Sie personalisierte Beitrittslinks gewählt haben, können Sie daneben die Namen der einzelnen Personen angeben. Dabei wird jedem Teilnehmer der eigene Link zugesendet.
Unten lässt sich einstellen, ob Sie die Einladung als reguläre E-Mail mit Termin-Anhang (.ics) oder als Kalendertermineinladung, passend für Microsoft Outlook, versendet werden soll.
Mit einem Klick auf “EINALDUNG VERSENDEN” bestätigen Sie die Eingabe und starten den Versand der Einladungen.

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Entscheidet man sich für die Teilnahme mit Mikrofon, fragt der Browser nach einer Erlaubnis, um auf das Mikrofon zugreifen zu dürfen.

Nach der Bestätigung erfolgt ein sogenannter “Echo-Test”, um zu prüfen, ob die Verbindung mit dem Mikrofon erfolgreich war. Klickt man auf “Ja”, wird man in die Konferenz weitergeleitet. Klickt man auf “Nein”, kann man die Audioeinstellungen ändern.

Wenn man einer Konferenz nur zuhören möchte, wird man direkt in die Konferenz weitergeleitet.

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Sobald man den blauen Button “Freigabe starten” anklickt, können die anderen Konferenzteilnehmer das Kamerabild sehen.

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Rechts daneben befinden sich weitere Buttons. Mit diesen kann man sich selbst stummschalten, die Mikrofonverbindung beenden, die Webcam freigeben oder den Bildschirm teilen.
Mit den Buttons am unteren rechten Rand des Präsentationsbildschirmes kann die Präsentation minimiert werden und man kann die “Hand heben”.
Mittig über dem Präsentationsbildschirm kann unter “Aufzeichnung starten” die Konferenz aufgenommen werden.
Am rechten oberen Rand kann der Verbindungsstatus überprüft werden. Über die drei Punkte rechts daneben können noch verschiedene Einstellungen vorgenommen werden. Ebenfalls kann hier die Konferenz verlassen oder beendet werden. Über den Punkt “Hilfe” gelangt man zu einem Tutorial für BigBlueButton.
Am linken Rand des Konferenzbildschirmes befindet sich die Nachrichtenfunktion. Dort wird man benachrichtigt, sobald es eine neue Chatnachricht gibt oder jemand eine Notiz teilt. Außerdem werden alle Teilnehmer der Konferenz angezeigt.

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1. Die Funktion “Öffentlicher Chat” kann von jedem Teilnehmer aufgerufen werden, falls diese vom Host aktiviert wurde. Durch Anklicken des Buttons “Öffentlicher Chat”, öffnet sich ein neues Fenster. Dort sieht man den öffentlichen Chat, welcher durch die untere Nachrichtenbox benutzt werden kann.
2. Zusätzlich können Teilnehmer auch private Nachrichten an Teilnehmer versenden, sofern dies für eine Konferenz aktiviert wurde. Für die Nutzung des privaten Chats geht man unter dem Reiter “Teilnehmer” auf das Icon oder den Namen eines Teilnehmers und klickt “Privaten Chat starten”. Unter dem Button “Öffentlicher Chat” erscheint dann der private Chat. Private Chats können nur von den beteiligten Teilnehmern eingesehen werden.

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